Hoe uw PBX-diensten instellen

Als beheerder kunt u de PBX-services van uw bedrijf maken en wijzigen in het Flow-beheerportaal, op het tabblad PBX-services. Aan de linkerkant van de pagina ziet u al uw PBX-diensten en heeft u de mogelijkheid om de bijbehorende geluiden te beheren.

Hier leest u hoe u een nieuwe PBX-service maakt. Klik eerst op het plusteken in de rechterbenedenhoek en selecteer het type PBX-dienst dat u wilt gebruiken. Dit helpt u bij het selecteren van de juiste PBX-dienst door voor elk van hen een beschrijving te tonen. Klik op de gewenste service, geef deze een naam en selecteer een nummer in het vervolgkeuzemenu.

In een notendop, er zijn een paar dingen die u moet onthouden bij het opzetten van een nieuwe PBX-service:

1. Openingstijden toevoegen.
2. Activeren van de juiste instellingen voor de wachtrij.
3. Selecteren wat er met de inkomende oproepen gebeurt.

Let op: Denk er altijd aan om uw wijzigingen op te slaan!

Laten we eens kijken naar de verschillende PBX-services, wat voor soort instellingen ze hebben en hoe ze in te stellen!

IVR

Met een IVR kunnen uw klanten selecteren naar welke wachtrij ze oproepen moeten doorverbinden. Houd bij het instellen van deze PBX-service rekening met het volgende:

1. Voeg een geluid toe waarin u de beller op de hoogte stelt van de verschillende keuzesopties.

2. Selecteer de actuele PBX-services voor elke keuzeoptie. Om de opname aan de IVR toe te voegen, klikt u op het toetsenblokpictogram naast het vak Openen. Vervolgens wordt een klein venster geopend waarin u Geluid toevoegen selecteert, het geluid uit de vervolgkeuzelijst selecteert en op Wijzigingen opslaan klikt.

Nu wordt de geluid toegevoegd aan de IVR.

Wijzig vervolgens de IVR-instellingen door op hetzelfde toetsenblokpictogram als hiervoor te klikken.

U selecteert de gewenste toetsenbordopties en de time-out voor de beller (de tijd die de beller nodig heeft om een keuze te maken). Nadat u op opslaan heeft geklikt, verschijnen de geselecteerde keuzeoptie  voor de IVR. Door een keuzeoptie te selecteren, kunt u selecteren wat er met de oproep gebeurt wanneer een beller dat nummer selecteert. Vergeet niet om de time-outactie op dezelfde manier te wijzigen.

Wachtrij systeem

Een wachtrij is de meest gebruikte PBX-service waarbij gebruikers de oproepen aannemen die worden bepaald door de ingestelde oproepstrategie. Om de instellingen van de wachtrij te bewerken, klikt u op de tegel onder Open. Voeg nieuwe leden toe door op Leden toevoegen te klikken, selecteer de leden in de lijst en druk op Toevoegen.

In Behandeling van oproepen naar het wachtrijsysteem kunt u de oproepstrategie selecteren (hoe oproepen worden toegewezen aan de wachtrijleden) en de oproepduur (de lengte van de oproeppogingen). Bekijk hier gedetailleerde informatie over belstrategieën!

Indien nodig kunt u ook een maximale wachttijd instellen, waarna de oproep wordt doorgeschakeld naar een ander nummer.

Het gedeelte Voor bellers bevat instellingen met betrekking tot berichten die voor bellers worden afgespeeld. U kunt selecteren of u een welkomstbericht wilt afspelen, wat voor soort wachtgeluid de wachtrij heeft en of u extra wachtrijgeluiden of berichten daarin wilt afspelen. Als u besluit een van onze kant-en-klare opnames te gebruiken, vergeet dan niet de taal ervoor te selecteren.

Voor leden van het wachtrijsysteem zijn instellingen gerelateerd aan de wachtrijleden, zoals nummerweergave. U kunt ervoor kiezen om de nummers van de bellers weer te geven wanneer ze naar de wachtrij bellen, en als u dat wilt, kunt u er een achtervoegsel aan toevoegen. Zo wordt het nummer van de beller voorafgegaan door de cijfercombinatie die je hebt ingesteld. U kunt ook zo selecteren dat de wachtrijleden het nummer van de wachtrij zien wanneer een klant de wachtrij belt. In deze sectie kunt u ook een afrondingstijd toevoegen voor de wachtrijleden om een korte pauze tussen de gesprekken door te nemen.

De wachttijd van de beller kan ook worden geselecteerd om aan de wachtrijleden te worden getoond.

In Geavanceerde instellingen kunt u de naam van de wachtrij wijzigen en gebruikers toestaan het wachtrijnummer te tonen wanneer ze bellen. U kunt ook nieuwe oproeproutes configureren voor specifieke nummers en eenvoudige IVR's aan de wachtrij toevoegen.

Gedeelde voicemail

Gedeelde voicemail is een voicemailbox die aan uw PBX-diensten kan worden toegevoegd. Zo kunnen uw klanten direct een bericht voor u achterlaten in de PBX-dienst. Door op de opnametegel te klikken, kunt u bijvoorbeeld kiezen of u een opname wilt laten afspelen voor de beller wanneer deze een bericht inspreekt of dat u SMS-meldingen of e-mails van nieuwe berichten wilt ontvangen.

Fax-naar-PDF

Fax-naar-PDF is een service waarmee u uw faxen als PDF kunt ontvangen. Klik eenvoudig op de faxtegel en voeg de ontvangers toe.

Gedeelde extensie

Shared extension is een dienst om uw analoge telefoons en faxen via een ATA-box aan te sluiten op Flow. Selecteer de telefoon die aan uw bedrijf is toegewezen in de keuzelijst en u bent klaar om te gaan!

Als u vragen heeft over het opzetten van uw PBX-dienst, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen!